Créer une intervention avec checklist dans Welodgia

Ce guide décrit le parcours complet d'une intervention de terrain (ménage, maintenance, check-in / check-out, service) dans Welodgia, de la fiche de l'intervenant au compte rendu.

Étape 1 : créer la fiche de l'intervenant

1. Dans le menu, cliquez sur Interventions, puis sur l'onglet Intervenants.
2. Cliquez sur Ajouter un intervenant.
3. Renseignez le Nom, éventuellement la Société, puis au moins un Email ou un Téléphone.
4. Cochez les Types d'intervention qu'il assure : Ménage, Maintenance, Check-in / check-out, Service ou Autre. Une Note interne est possible.
5. Cliquez sur Enregistrer.

L'intervenant n'a pas de compte à créer : il recevra un lien pour chaque mission. Pour lui envoyer la mission par email, sa fiche doit comporter une adresse email.

Étape 2 : préparer un modèle de checklist

1. Ouvrez l'onglet Checklists, puis cliquez sur Nouveau modèle.
2. Donnez un Nom au modèle (par exemple « Ménage fin de séjour »).
3. Choisissez le Type de mission et le Bien concernés, ou laissez « Tous types » et « Tous les biens ».
4. Dans Points à vérifier, cliquez sur Ajouter un point pour chaque tâche. Cochez Obligatoire ou Photo requise si besoin.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les missions déjà planifiées gardent leur propre copie de la checklist : une modification du modèle ne les change pas.

Étape 3 : planifier l'intervention

1. Ouvrez l'onglet Interventions, puis cliquez sur Planifier une intervention.
2. Choisissez le Bien et le Type.
3. Dans Réservation concernée, sélectionnez la réservation, ou « Aucune — intervention liée au bien seulement ». Pour une réservation, précisez le Moment par rapport au séjour : avant, pendant ou après le séjour.
4. Indiquez le Début et la Fin du créneau. Proposer l'horaire du séjour préremplit le créneau à partir de la réservation et des horaires d'arrivée et de départ du bien.
5. Choisissez l'Intervenant, ou « À affecter plus tard ».
6. Ajoutez les Instructions (codes d'accès compris si nécessaire) et, si vous le souhaitez, un Contact d'urgence affiché à l'intervenant.
7. Dans Checklist, choisissez un Modèle de checklist ou créez une liste pour cette mission seulement.
8. Cochez Rendre le bien indisponible uniquement si l'intervention doit bloquer les dates du calendrier. Sinon, elle apparaît sous forme d'icône sans bloquer le bien.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Welodgia vous alerte si le créneau entre en conflit avec un séjour, si la marge avec l'arrivée est serrée ou si l'intervenant est déjà pris. Ces alertes sont informatives : vous pouvez enregistrer quand même.

Étape 4 : transmettre la mission

Dans la liste des interventions, deux possibilités :

• Envoyer la mission par e-mail : l'email contient les instructions et le lien de mission. Vous pouvez renvoyer la mission, dans la limite de 3 envois par mission et par intervenant.
• Créer et copier un lien de mission : vous transmettez le lien vous-même.

L'envoi part au moment où vous cliquez : il n'y a pas d'envoi programmé, ni de bouton d'acceptation ou de refus pour l'intervenant. Couper le lien de mission rend les liens déjà transmis inutilisables.

Étape 5 : ce que voit l'intervenant

Sur sa page de mission, l'intervenant :

• confirme son arrivée avec Je suis arrivé(e) ;
• coche la checklist (et prend les photos demandées) ;
• peut Signaler un problème (dégât, manque, accès, sécurité, autre) ;
• laisse un Commentaire pour l'agence ;
• termine avec J'ai terminé.

Le contact d'urgence s'affiche dans la rubrique Une urgence ?.

Étape 6 : suivre et exporter le compte rendu

Dans Welodgia, l'intervention affiche l'avancement, les photos et les problèmes signalés. Vous pouvez la Marquer terminée vous-même, et Exporter en PDF le compte rendu, consultable aussi depuis la réservation.

Pour aller plus loin : intervenants et interventions et interventions automatisées.